Administrative Komplettübernahme bei einem Bekleidungshändler
Als ein inhabergeführter Bekleidungshändler mit rund 1.200 Kunden in Deutschland und einem Jahresumsatz von über 32 Mio. Euro durch einen Private-Equity-Investor übernommen wurde, begann ein umfassender Transformationsprozess. Eine neue Geschäftsführung wurde eingesetzt, ein neues ERP-System (Microsoft NAV) mit einem Investitionsvolumen von rund 1,8 Mio. Euro implementiert – mit klarem Fokus auf die Optimierung der logistischen Prozesse.
Was dabei jedoch vernachlässigt wurde: die kaufmännischen Abläufe, insbesondere im Finance-Bereich.
Die Folge war ein hoher manueller Aufwand in Accounting und Controlling. Standard-Reports wie Bilanz, GuV oder Cashflow konnten nicht mehr automatisiert erstellt werden. Als später Umstrukturierungen und Einsparmaßnahmen angekündigt wurden, verließ das gesamte Accounting-Team (8 Mitarbeitende) das Unternehmen kurzfristig. Die Unternehmensgruppe stand plötzlich ohne buchhalterische Expertise da.
Unser Auftrag: Sofortige Übernahme – und struktureller Wiederaufbau
PCA Partners übernahm innerhalb kürzester Zeit die vollständige kaufmännische Verantwortung – ohne Übergabe oder Einarbeitung. Neben der kurzfristigen Stabilisierung lag der Fokus auf dem nachhaltigen Umbau der Unternehmensadministration. Dabei agierten wir nicht als klassischer Dienstleister, sondern als integraler Bestandteil der Organisation – sowohl auf operativer als auch auf strategischer Ebene.
Unsere Aufgaben umfassten:
Die sofortige Übernahme der CFO-Rolle inkl. direkter Berichtslinie zum CEO der Gruppe
Die vollständige Durchführung von Accounting und Controlling mit optimierten Prozessen im vorhandenen ERP-System
Die nachträgliche Übernahme der Personalabteilung
Den Aufbau tragfähiger Organisations- und Prozessstrukturen – abgestimmt auf die Zielstruktur des Unternehmens
Die Entwicklung und Implementierung eines gruppenweiten Reportings und Steuerungssystems
Die vollständige Digitalisierung administrativer und operativer Abläufe
Die Neuausrichtung und Reorganisation des ERP-Systems
Die steuerlich optimierte, zugleich finanzierbare Neuordnung der Unternehmensstruktur
Die Erstellung der Jahresabschlüsse, Steuerdeklarationen sowie das Reporting an Banken und Investoren
Das Ergebnis: Skalierbarkeit mit minimalem Ressourceneinsatz
Als externer Partner haben wir die vollständige kaufmännische Verwaltung eines international tätigen Unternehmens mit einem Jahresumsatz von über 55 Mio. Euro übernommen. Dabei umfasste unser Mandat sämtliche administrativen Kernbereiche – von Buchhaltung und Controlling über Personalverwaltung bis hin zu Reporting und Zahlungsverkehr.
Besonders bemerkenswert: Die komplette Umsetzung erfolgte remote, mit nur drei FTEs auf unserer Seite – und ohne einen einzigen kaufmännischen Mitarbeitenden innerhalb der Unternehmensgruppe selbst. Durch unsere hohe Prozessstandardisierung, den gezielten Einsatz digitaler Tools und ein erfahrenes operatives Team konnten wir sämtliche Anforderungen effizient, rechtskonform und skalierbar abbilden.
Das Ergebnis: Maximale Entlastung für die Unternehmensleitung, volle Transparenz in den Finanzprozessen und eine stabile kaufmännische Struktur – komplett ausgelagert, aber nahtlos integriert.
