Effiziente Administration im laufenden Betrieb
Für eine große Unternehmensgruppe aus der Systemgastronomie übernahm PCA Partners das vollständige Outsourcing der kaufmännischen Verwaltung – einschließlich Finanzbuchhaltung, Controlling und Personalwesen. Die Komplexität des Projekts lag vor allem in der hohen Transaktionsdichte: Monatlich waren rund 350.000 Geschäftsvorfälle zu buchen. Hinzu kamen regelmäßige Monatsabschlüsse, detaillierte Management-Reports für Geschäfts- und Restaurantleitung inkl. Reporting über das zentrale Controllingsystem des Franchise-Gebers.
Zusätzlich wurden jährlich sechs Einzel- und Konzernabschlüsse erstellt und die gesamte steuerliche Deklaration übernommen. Auch die Personalabrechnung für rund 280 Mitarbeitende auf Basis tariflicher Regelungen gehörte zum Aufgabenbereich – inklusive Verwaltung der Personalstammdaten und laufender Ansprechpartnerfunktion für Führungskräfte und Mitarbeitende.
Herausforderung: Eine vollständige kaufmännische Auslagerung – im laufenden Betrieb
Die Unternehmensgruppe entschied sich für eine vollständige Auslagerung aller administrativen Aufgaben. Das bedeutete nicht nur den Echtzeitbetrieb unter hoher Komplexität, sondern auch die Verknüpfung verschiedenster Systeme wie Warenwirtschaft, Kassen- und Bezahllösungen, DATEV und des zentralen Controlling-Tools des Franchise-Gebers – alles unter hohen Anforderungen an Qualität, Datenschutz und Termintreue.
Übernahme der laufenden Finanzbuchhaltung über DATEV Unternehmen online
Einrichtung und Durchführung des Zahlungsverkehrs sowie des tagesaktuellen Liquiditätsmanagements
Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Steuererklärungen
Operatives Controlling inklusive Reporting über konzernweit genutztes Reporting- und Analyse-Tool
Personalabrechnung inkl. Stammdatenpflege, Qualitätssicherung und Mitarbeiterschulungen
Aufbau einer digitalen Infrastruktur zur vollständigen Vernetzung von Systemdaten (Warenwirtschaft, Kassen, Personal)
Einrichtung und Optimierung vordefinierter Systemschnittstellen
Ansprechpartner für Wirtschaftsprüfer inkl. Koordination der gesamten Prüfung
Das Ergebnis: Digitale Prozesse, klare Strukturen, spürbare Entlastung
Durch die von PCA Partners entwickelte Infrastruktur konnten alle kaufmännischen Prozesse vollständig ausgelagert und gleichzeitig spürbar effizienter gestaltet werden. Die operative Entlastung der Mitarbeitenden war sofort spürbar, gleichzeitig wurden die Verwaltungskosten um rund 40 % gesenkt.
Dank klarer Prozesse, digitaler Workflows und einem zentralen Datenmanagement reduzierte sich der Zeitaufwand für Abschlüsse um über 70 %, während alle Finanz- und Controllingdaten tagesaktuell verfügbar gemacht werden konnten – ein echter Effizienzgewinn in einem hochdynamischen Umfeld.
